PROSES DIAGNOSIS ORGANISASI

TUGAS

Tentang

PROSES DIAGNOSIS PERMASALAHAN
ORGANISASI

Diajukan sebagai Ujian Tengah Semester

                                                      

Oleh:

ANANDA VITRA NOLA

11571/2009

JURUSAN ADMINISTRASI PENDIDIKAN

FAKULTAS ILMU PENDIDIKAN

UNIVERSITAS NEGERI PADANG

2011

PROSES DIAGNOSIS

A.    Identifikasi Wilayah Tentatif

Yang dimaksud dengan tentatif disini yaitu sementara atau belum pasti atau dapat berubah,  identifikasi wilayah ini dilakukan dengan tujuan agar kita dapat mengetahui suatu masalah yang terjadi dalam sebuah organisasi. Salah satu permasalahan yang dapat dilihat yaitu rendahnya rasa kerja sama yang terjadi  antara bawahan dengan pimpinan dalam sebuah organisasi.

B.     Pengumpulan Data

Langkah kedua yang dapat dilakukan dalam proses diagnosis yaitu pengumpulan data berdasarkan identifikasi wilayah permasalahan yang telah dilakukan sebelumnya meskipun sifatnya hanya sementara. Untuk mengumpulkan data dari permasalahan tersebut dapat dilakukan dengan cara wawancara beberapa karyawan.

Data tersebut berupa kebenaran dari masalah yang ada serta penyebab adanya masalah tersebut, yaitu :

1)      Kurang memperhatikan kinerja hingga memprioritaskan hal-hal yang menjadi titik fokus perhatiannya;

2)      Jarang sekali melakukan tindakan "corrective action" yang didapat dari hasil monitoring/ enforcement yang dilakukan;

3)      Tidak berusaha untuk menciptakan lingkungan yang kondusif bagi karyawan serta mengupayakan perbaikan-perbaikan yang bermuara pada peningkatan kinerja dalam organisasi sehingga kerja sama dalam organisasi menjadi rendah.

4)      Sulitnya merubah persepsi bawahan

5)       Kurang ditaatinya aturan main/kebijakan dan bahkan prinsip GCG di dalam organisasi.

C.    Analisis Data

Langkah ketiga yang dilakukan dalam proses diagnosis ini yaitu menganalisis data menjadi sedemikian rupa sehingga berubah bentuknya menjadi informasi yang mutakhir, relevan, akurat dan lengkap. Dengan adanya analisis data ini diharapkan dapat menjadi sebuah informasi yang bisa digunakan dalam mengidentifikasi hakikat permasalahan yang dihadapi.

Berdasarkan masalah yang terjadi diatas, maka dapat dilakukan analisis data sebagai berikut :

1)      Memperhatikan hingga memprioritaskan hal-hal yang menjadi titik fokus perhatiannya;

2)      Melakukan tindakan "corrective action" yang didapat dari hasil monitoring/ enforcement yang dilakukan;

3)      Menciptakan lingkungan yang kondusif bagi karyawan serta mengupayakan perbaikan-perbaikan yang bermuara pada peningkatan kinerja perusahaan.

Dalam hal ini, Pimpinan tidak hanya sangat profesional dan berorietasi pada hasil serta perbaikan proses saja namun juga harus mampu untuk menjalankan dan menyeimbangkan ketiga aspek tersebut.

4)      Sulitnya merubah persepsi bawahan, Seorang pimpinan berhasil mencapai target organisasi dimana pimpinan dengan sangat baik berhasil menetapkan prioritas dan fokus pada penyelesaian masalah. Namun setelah diselidiki lebih lanjut, ternyata pencapaian tersebut tidaklah diimbangi oleh perbaikan lingkungan kerja, proses, bahkan perilaku karyawan.
Artinya, meskipun di permukaan organisasi memperoleh keberhasilan, namun di kedalaman ternyata bawahan tidak merasa lebih baik.

5)      Kurang ditaatinya aturan main/ kebijakan dan bahkan prinsip GCG di dalam organisasi. Dalam hal ini anggota organisasi bersatu padu menolak adanya perubahan, mempertahankan status quo, dan bahkan mengabaikan aturan-aturan main yang berlaku.

D.    Umpan Balik Data

Pada tahap ini pimpinan menjelaskan analisis data kepada bawahan untuk meminta kesepakatan dan kesatuan bahasa tentang masalah yang sedang dihadapi oleh organisasi klien (karyawan). Dengan adanya umpan balik ini maka diperlukan juga informasi tambahan yang merupakan tugas pimpinan untuk kemudian dipresentasikan kepada bawahannya.

E.     Identifikasi Wilayah Permasalahan

Setelah mendapat kesepakatan dari klien maka langkah selanjutnya mengidentifikasi wilayah permasalahan yang sebenarnya dan tidak sementara lagi.

Permasalahan yang dihadapi oleh klien adalah rendahnya kerja sama yang terjadi antara atasan dengan bawahanya dalam bekerja sehingga memiliki pengaruh yang sangat  besar terhadap keberhasilan suatu organisasi.

Maksud disini berpengaruh besar adalah jika karyawan dalam sebuah organisasi sudah tidak memiliki kerja sama yang kuat dalam melakukan  pekerjaannya, maka secara otomatis organisasi tersebut akan menjadi entropi yaitu organisasi yang mati.

F.     Motivasi Klien Menyelesaikan Masalah

Pada tahap ini, klien atau karyawanlah yang akan berperan karena disini karyawan dituntut untuk melakukan perubahan pada masa sekarang. Kalau sudah sanggup untuk melakukan perubahan, karyawan harus siap untuk melakukan langkah-langkah intervensi yang diberikan oleh konsultan.

Kegiatan perubahan yang dilakukan oleh karyawan harus dipantau oleh konsultan untuk memastikan sejauh mana perubahan yang telah dilakukan karyawan dan apakah sudah sesuai dengan sasaran atau tujuan yang ingin dicapai oleh organisasi dalam melakukan perubahan.

G.    Diagnosis (Mencari Penyebab dari Masalah dan Tentukan Perubahan)

Pada tahap terakhir yaitu diagnosis. Pada tahap inilah ditentukannya keberhasilan suatu organisasi melakukan suatu perubahan. Penyebab masalah tersebut adalah karena Kurang memperhatikan kinerja hingga memprioritaskan hal-hal yang menjadi titik fokus perhatiannya, Jarang sekali melakukan tindakan "corrective action" yang didapat dari hasil monitoring/ enforcement yang dilakukan, Tidak berusaha untuk perbaikan-perbaikan yang bermuara pada peningkatan kinerja dalam organisasi sehingga kerja sama dalam organisasi menjadi rendah, Sulitnya merubah persepsi bawahan, serta Kurang ditaatinya aturan main/kebijakan dan bahkan prinsip GCG di dalam organisasi.

 Perubahan yang dapat dilakukan untuk menyelesaikan masalah organisasi tersebut adalah tergantung kepada pimpinannya yang harus mampu memberikan motivasi dan bersikap adil terhadap para karyawan/bawahannya.

Dengan memberikan perubahan kepada karyawan, maka organisasi tersebut akan berjalan lancar dan akan bangkit dari kekurangan-kekurangan serta tidak akan menjadi entropi.